Para uma reunião ser produtiva, reúna apenas especialistas ou, ao
menos, colaboradores que tenham o mínimo de conhecimento sobre o assunto a ser
tratado. Os objetivos devem ser apontados com clareza para que os diretores e
colaboradores possam tomar decisões coerentes para o problema em questão.
Comunicação e planejamento facilitam na obtenção dos resultados. É
importante que se definam metas, deleguem funções e responsabilidades. Vale
lembrar que a pontualidade é primordial para o sucesso da reunião.
Quem convoca a reunião deve lembrar que ela não começa apenas
quando todos os participantes estão reunidos numa sala. Há que preparar tudo
antecipadamente para que nada falhe no momento certo. Estabeleça uma agenda com
os objetivos da reunião, com os resultados esperados e quem devem estar
presente. Defina o tempo de intervenções e verifique o local, o som, projetor e
telão, caso seja necessário. Providencie todo o material que será utilizado
durante o encontro: papeis, caneta, água, lixeiras, etc., e procure nomear
alguém para redigir a ata da reunião.
Ao iniciar, enfatize colocações que reforcem o objetivo e procure
ignorar comentários que fujam do assunto. Faça perguntas claras e responda
objetivamente quando houver dúvidas, para concluir com diretrizes definidas.
Mantenha o controle do tempo e do assunto. Saiba utilizar o tom de voz,
deixando que os participantes opinem sem perder o controle dos perfis
dominadores.
E por fim, é importante avaliar. Se a reunião acabou no prazo
estipulado, ganhará ainda mais o respeito e credibilidade dos participantes.
Procure dar rapidamente o feedback da
reunião, fazendo circular os resultados e as principais conclusões, com as
decisões e as próximas etapas.
Confira as dicas de como conduzir uma reunião
produtiva:
- Tenha pontualidade para iniciar e terminar
a reunião.
- Se por algum motivo atrasar-se, entre na
sala discretamente.
- Jamais bata a caneta na mesa (sinal de
impaciência).
- Evite falar de mais, não dando oportunidade
ao demais.
- Interromper constantemente com comentários.
O ideal é anotar seus pareceres e se pronunciar no momento certo.
- Conversas paralelas e fofocas são
imperdoáveis.
- Risos e piadas são inadmissíveis.
- Divagar sobre outros assuntos só atrapalha
e desvia o foco da reunião.
- Evite atender o celular para não dispersar.
- Saiba que arrogância, insinuações,
provocações e indecisão projetam uma imagem frágil.
- Um líder cultiva o hábito de aprender e não
costuma impor pontos de vistas puramente pessoais.
- Incentive a criatividade, mesmo correndo o
risco de erros no futuro.
- Não demonstre preferência e favoritismo dentro
da equipe.
- Repreensões devem ser feitas diretamente a
pessoa, em particular, não expondo o colaborador aos outros colegas de
trabalho.
- Critique a tarefa e não a pessoa.
- Sempre motive seus colaboradores a
trabalhar mais e melhor.